최근 기업들이 업무 생산성과 효율성 증대를 위한 노력에 집중하고 있다. 주 52시간 근무제 시행이 눈앞에 다가오면서 ‘일하는 방식의 혁신’이 곧 기업경쟁력 강화로 이어진다는 인식이 확산되고 있기 때문이다.
여러 시도 가운데 가장 눈길을 끄는 부분은 주요 업무의 ‘디지털 전환’이다. 시간과 비용이 소모되는 업무를 디지털화하여 업무효율을 높이는 것을 목표로 하는데, 그 중심에는 전자계약시스템이 있다.
과거에는 계약을 체결하기 위해서는 실무자가 직접 만나서 서류 검토를 하고 계약서에 서명을 해야 했다. 하지만 전자계약 시스템이 도입되면서 이메일이나 카카오톡, SMS로 빠르고 간편하게 계약 진행이 가능해졌다. 클라우드에 저장된 계약서는 쉽게 검색이 가능한데다 분실의 우려도 없다.
적용 범위도 다양하다. 회사 내부 문서뿐 아니라 근로계약서, 가입신청서, 가맹계약서, 임대계약서 등 다양한 업무에 활용 가능해 전자계약 시스템을 도입하는 기업이 꾸준히 증가하는 추세이다.
클라우드기반 전자계약 솔루션 ‘이싸인온(eSignon)’도 다양한 편의 기능을 앞세워 파트너사를 늘려가고 있다.
주요 기능 중 하나인 ‘대량발송’은 직원수가 많은 기업의 고민을 크게 덜어준다.
00기업은 해가 바뀌면서 근로계약서를 새로 작성해야 하는 직원이 무려 500명에 이르렀다. 원래대로라면 근로계약서를 일일이 인쇄하고 서명을 받아야 하지만 전자계약 솔루션을 이용하면 이야기가 달라진다. 엑셀에 수신자의 계약서 정보를 입력하고 업로드하면 한번에 일괄 발송이 가능하기 때문이다.
또한, 일반적으로 전자계약이라 하면 비대면계약을 떠올리지만 대면계약시에도 전자계약을 활용할 수 있다. 대면계약서식을 이용하면 태블릿이나 모바일기기에 서명 후 계약 체결이 이뤄지며, 이메일이나 휴대폰으로 완료된 계약서가 전달된다.
이싸인온 관계자는 “대량발송과 대면계약서식 기능을 이용하면 종이문서로 계약 시 발생할 수 있는 비용 문제와 개인정보 유출, 계약문서 유실, 생산성 저하 등의 문제점을 보완할 수 있다”라고 말했다.
/김동호 기자 dongho@sedaily.com
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