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2016년에도 저성장 시대가 지속될 것이라는 경제 전문가들의 예측이 많다. 이런 상황에서 기업경쟁력을 강화할 수 있는 방안 중 하나는 '스마트오피스'다. 전 세계 기업들은 물론 정부기관에서도 스마트오피스 구축을 통해 업무환경을 개선하고 비용절감과 생산성 향상 효과를 기대하고 있다.
서울시청은 지난 2013년 통합문서관리솔루션(MPS)을 도입하면서 연간 182억원의 비용을 절감하는 데 성공했다. 530여대에 이르던 프린터·복합기 등 사무기기 수를 139대로 줄였다. 또한 세계적 생활용품 기업인 프록터앤드갬블(P&G)도 2009년 MPS를 도입해 문서 출력에 소요되는 시간을 연간 138일(영업일 기준)이나 절약했다고 밝혔다.
이렇듯 뛰어난 비용 절감과 생산성 향상 효과에도 불구하고 국내에서 스마트오피스 구축은 정부 기관과 대기업 중심으로 이뤄지고 있는 상황이다. 중견·중소기업에는 스마트오피스 시스템을 구축하기 위해 투자해야 할 초기비용이 부담스럽기 때문이다.
그러나 중견·중소기업은 국가 경쟁력의 기반을 이루는 주체다. 따라서 이들에도 대기업처럼 업무환경이 개선됐을 때의 혜택을 동일하게 적용 받을 수 있는 기회를 제공해야 한다. 개별기업이 부담스러워하는 비용 문제를 정부가 나서서 지원해주는 방안도 적극 고려해볼 만하다. 어느 회사에나 하나씩은 꼭 있는 복합기를 중심으로 클라우드 서비스를 활용해 스마트오피스를 구축하는 방안 등 중소 규모 기업들을 위한 스마트오피스 시스템도 찾아보면 얼마든지 있다.
무엇보다 중요한 것은 중견·중소기업들의 의지다. 업무환경 개선이 불필요한 비용 감축과 업무 생산성의 향상을 이끈다는 사실을 인지하고 효율적인 업무환경 조성에 관심을 기울인다면 분명 기업경쟁력을 강화시키는 계기가 만들어질 수 있다. 아울러 한국 경제 전체의 경쟁력도 한층 성장하는 계기가 될 것이다.
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