미국 환경보호청(EPA)에 따르면 미국 도시에서 버려진 고형 페기물 중 종이의 비중이 지난 1997년 38%에서 2008년에는 31%로 감소했다. 하지만 지금도 종이 생산은 점진적으로 증가하고 있는 추세다.
그런데 다행히도 이미 출시된 여러 하드웨어와 소프트웨어를 활용하면 재택 1인 사무실의 모든 종이를 PC 속으로 옮길 수 있으며 책상 위에 종이뭉치가 쌓이는 것도 막을 수 있다. 파퓰러사이언스의 실험결과에서도 한 달 만에 프린터 잉크 값 20달러가 절감됐고 무려 8.1㎏의 종이를 재활용했다. 또한 책장과 책상의 공간 활용도를 획기적으로 높일 수 있었다.
1 문서 디지털화
문서의 디지털화를 위해 사용법이 어려운 평판 스캐너와 씨름할 필요가 없다. 후지쯔의 스캔스냅 S510M과 같은 업라이트형 스캐너는 한 번에 20~50페이지를 양면 스캔할 수 있다. 게다가 이런 모델은 규격에 맞지 않은 모양의 용지도 스캔이 가능하다. 다소 복잡한 소프트웨어 설치가 필요한 제품의 경우 원터치 PDF 파일 변환 기능이 제공되는 기종을 추천한다.
2 디지털 문서 검색
스캔한 문서의 내용을 검색할 수 없다면 종이 없는 사무실 구현은 불가하다. 애비 파인리더 익스프레스(50달러, abbyyusa.com) 등의 광학문자인식(OCR) 소프트웨어는 스캔한 PDF 파일을 검색 가능한 문서로 바꿔준다. 윈도 사용자의 경우 제어판에서 고급 색인 옵션의 변경이 필요하며 맥 OS X 사용자는 스포트라이트 기능을 사용하면 된다.
3 프린터 퇴출
영수증을 온라인에서 직접 PDF로 인쇄하면 종이 프린터를 퇴출시킬 수 있다. 윈도 사용자는 어도비 애크로뱃 또는 큐트 PDF(무료, cutepdf.com) 등의 응용프로그램을 사용하고 매킨토시 사용자는 인쇄 대화 상자에서 PDF 옵션을 선택하면 된다. 덧붙여 은행 등의 전자 고지서를 최대한 이용하는 것도 좋다. 해당 정보를 휴대하고자 한다면 스마트폰에 메일로 파일을 보내거나 ACT프린터(1달러, houdah.com) 등의 응용프로그램으로 프린트하면 된다.
4 문서 재활용
문서를 스캔한 후 곧바로 쓰레기통에 넣어서는 안 된다. 이를 메모지 등으로 재활용하면 많은 종이를 줄일 수 있다. 세단기에 넣어 잘게 폐기한 문서도 마찬가지다. 이는 시골에서 퇴비를 만드는 데 유용하게 쓰인다.
5 자료 백업
PDF 자료도 종이만큼 귀중히 여겨야 한다. 실수로 삭제하거나 소실됐을 때에 대비해 CD나 DVD에 백업하거나 웹하드에 사본을 저장해 놓을 필요가 있다. 주변에 믿음직한 친구가 있다면 암호화된 사본을 자동적으로 그 친구의 PC로 전송하는 스크립트를 이용해도 된다. 구체적인 방법은 popsci.com/ paperless에 나와 있다.
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