By Verne Harnish
1. 이메일로 문제를 해결하는 습관을 버려라
매일 혹은 매주 같은 시간에 팀원 전원이 15분간 모이는 자리를 가져라. 업무 관련자들이 한 자리에 모이면 한 시간 반 동안 이메일을 주고받으며 씨름했을 문제도 7분이면 해결할 수 있다. 또 모두가 다음 미팅 날짜를 알고 있는 만큼, 언제 만나 이야기할지 정하는 것도 빨라질 것이다.
2. 메일 제목은 최대한 구체적으로 써라
꼼꼼해지자! 제목이 구체적일수록 잃어버린 메일을 찾으려고 받은 메일함을 뒤지느라 시간을 낭비하는 일이 줄어든다. 예산안 관련 문제로 6월 15일 전화한다는 내용이면 ‘6월 15일 전화 re:예산안’이라고 적어라. 날짜를 6월 17일로 바꾸고 싶다면 3초만 투자해 이를 제목에 포함시켜라. ‘질문 두 가지’처럼 모호한 제목의 메일을 받았을 경우 답장 제목을 좀 더 구체적으로 바꿔라.
3. 최대한 간결함을 추구하라
메일 길이를 트위터 정도로 줄이고, 화면을 내려야 하는 긴 메일은 쓰지 말라고 팀원들에게 요청하라. 이는 ‘간결성: 적게 말하고 효과는 높여라(Brief: Make a Bigger Impact by Saying Less)’의 저자 조세프 매코맥 Joseph McCormack의 주문이다. 그는 “스마트폰으로, 스마트폰에 맞는 길이로 쓰라”고 제안한다. 또 메일에 자료를 산더미처럼 첨부하는 대신, 아마존 창업주 제프 베저스 Jeff Bezos처럼 미팅을 시작할 때 자료를 조용히 읽고 그 자리에서 바로 토의하라.
4. 여러 내용을 메일 하나에 넣지 말라
매코맥의 연구에 따르면, 직장인의 43% 이상은 복잡한 메일을 받은 후 30초간 이를 확인하지 않는다. 그는 “잠깐 쉬면서 ‘이따 봐야지’라고 생각하거나, 아예 보지 않는다”고 말한다. 팀원들에게 메일 하나당 한 주제만 다루고, 새로운 요청 사항이 있으면 따로 메일을 보내 달라고 요청하라. 만약 3가지 내용을 담은 메일을 받았다면 답변은 정확한 제목이 붙은 메일 3통으로 나눠 발송하라.
5. 빠르게 대화를 끝내라
칭찬이나 감사 인사로 인해 메일이 길어질 수 있지만, 그렇다고 용건만 쓰면 무례해 보일 것이다. 감사의 뜻을 표하거나 질문에 ‘가부’만 답하는 상황이라면, 제목 맨 끝에 ‘메일 내용 끝(End Of Message)’을 의미하는 ‘(EOM)’을 덧붙여 보자. 수신인에게 메일을 열어볼 필요가 없다는 걸 알려주는 것이다. 팁: 처음 쓸 때는 EOM의 뜻을 알려줘라. EOM의 뜻을 묻는 메일 수십 통이 오는 사태를 예방할 수 있다.
