[전자장부] 시스템 설명서.전산처리과정 보관해야

- 전자회계장부 작성기준 -국세청은 10일 컴퓨터로 회계장부를 작성할 때 갖춰야할 최소한의 요건이 규정된 국세청 고시를 지난 8일자 관보에 게재, 시행에 들어갔다고 밝혔다.

이는 지난 95년부터 전자장부를 세무장부로서 인정하고 있음에도 구체적 기준이 없는데 따른 기업들의 업무혼선을 해소하기 위한 것이다.

따라서 이번 기준제정은 전자장부를 작성하는 기업들의 편의를 도모, 전자문서 시대를 앞당기는 계기가 될 것으로 평가된다.

국세청은 고시 시행일이 속하는 사업연도분부터 지침을 적용하되 고시 시행 일 현재 사업연도가 진행중인 경우 당해 사업연도 종료일까지는 종전 시스템에 의해 처리할 수 있도록 했다.

국세청 관계자는 『이 규정에 따르지 않고 작성, 전자장부로서의 효력을 인정받지 못하게 되면 해당기업은 추계에 의한 과세뿐 아니라 무기장 가산세(법인 20%, 개인 10%)를 물어야 하므로 주의해야 한다』고 말했다.

◆전자장부 작성 실태= 국세청은 전체 영리법인 16만개 가운데 공인회계사에 의해 외부회계감사를 받는 8,000~1만개 법인 정도는 컴퓨터로 장부를 작성하고 있는 것으로 추정하고 있다.

그러나 컴퓨터로 장부를 작성하면서도 별도로 수기장부를 작성해 국세청에 제출하는 기업들까지 포함하면 실제 전자장부 작성기업은 이보다 훨씬 많을 것으로 보이며 날로 증가하는 추세다.

국세청은 전자장부를 세무자료로 활용하고 있는 기업들이 제출하는 장부 및 증빙자료들이 천차만별이었다며 이에따라 2년여의 준비작업을 거쳐 이번 기준을 만들게 됐다고 설명했다.

◆전산시스템의 개발과 운영에 관한 문서보존= 시스템의 기본구조와 프로그램 원본, 전산흐름도를 보존해야 한다. 이는 추후 탈세목적의 원본 훼손여부를 파악하기 위해서는 컴퓨터 구조를 알아야만 가능하기 때문이다.

◆자료의 전산처리 과정에 대한 기록보존= 처음 기록을 추후에 수정, 추가, 삭제를 했을 때는 그 사실과 내용을 확인할수 있도록 전산처리과정에 대한 기록을 빠짐없이 갖고 있어야 한다. 또 전산시스템을 변경했을 때도 그 변경사항과 변경전후의 기록을 일자순으로 보존해야 한다.

◆전자장부 및 증빙서류의 보존요령= 전자기록들은 모니터로 볼 수 있고 인쇄할수 있어야 하며 조건을 설정, 검색이 가능한 형태여야 한다.

납세자가 세무목적용으로 보존하는 전자기록들은 사업연도별로 별도의 복사본을 만들어 안전한 장소에 비치해야 한다.

또 이 기록들은 세무신고 이후 5년이상 갖고 있음을 원칙으로 하고 서류에 따라서는 최장 10년간 보존해야 한다.

이밖에 다른 법에 의해 보존의무가 있거나 기업활동 과정에서 생성되는 계약서, 세금계산서 등의 일반문서는 전자기록과 별도로 보관해야 한다.

◆중소규모 기업 및 개인사업자에 대한 적용특례= 국세청은 개인사업자와 상대적으로 규모가 작은 외형 300억원 미만의 중소법인의 경우 대규모 법인에 비해 정교한 전산시스템 개발 및 운영에 현실적인 애로가 있다고 보고 고시의 일부 규정 적용을 완화하도록 특례규정을 뒀다.

이들 업체들에게는 시스템설명서 등 특수문서를 보존해야 할 의무를 면제해 주는 것이다.

국세청은 특히 개인사업자에 대해서는 국세청이 보급하고 있는 간편장부를 널리 사용토록 하기위해 중소규모 기업체보다 더 포괄적인 예외규정을 두고 있다.

국세청 고시 5조부터 7조까지로 주내용은 전산시스템 개발과 운영에 관한 문서, 전산시스템 변경시 관련기록, 데이터베이스 관리시스템 등에 관한 문서 등에 대한 보존의무를 면제해주는 것이다.

다만 소프트웨어 개발업체가 대신 이를 보존해야 한다.

/최상길 기자 [e-mail]