[책에서 읽는 멘토링] 정리를 잘 할수 있는 비결은

체계적인 업무계획부터 세워야

Q : 날마다 산더미 같이 쌓이는 서류들과 책상 위를 나뒹구는 집기들을 보면 답답합니다. 치워야 하는데 치울 시간은 없고… 휴~ 한숨만 나옵니다. 서랍 안까지 청소해 주는 요정이 있으면 좋겠습니다. 정리 잘 할 수 있는 방법이 없을까요?

A : 홍수처럼 밀려오는 정보들을 파악하고 선별하여 효율적으로 일하고 싶은 분이시군요. 사무정리가 필요하다고 느낀다면 먼저 자신의 사무실 환경을 먼저 진단해야 합니다.

방법은 간단합니다. 긴장을 풀고 의자에 앉아 마치 사무실을 사진 찍듯이 눈을 감았다 떴다 하는 동작을 반복하며 사무실에 존재하는 스트레스 원인을 찾아 봅니다. 만약 사무실 환경이 스트레스로 작용한다면 정리할 필요가 있다는 의미겠죠.

‘사무정리 내가 도와 줄게’(한네로레 프리츠著ㆍ윌북刊)를 참고하면 사무정리는 자기관리에서 비롯된다고 설명합니다. 정리의 달인이 되기 위해서는 먼저 자신의 업무를 체계적으로 계획을 세워야 합니다.

저자인 한네로레씨는 알펜(ALPEN)방법을 제시합니다. 따라 하면 사무실이 온통 아수라장으로 뒤죽박죽 되는 일은 막을 수 있을 겁니다.

알펜은 각 단계의 첫 글자를 모아 만든 용어로 총 5단계로 진행됩니다. 1단계는 먼저 업무를 파악한다. 2단계는 업무를 수행하는 데 필요한 시간을 예측하고, 3단계는 여유시간을 확보한다. 4단계는 우선순위와 위임자를 결정한다. 5단계는 일일계획표와 주간계획표에 메모하는 과정으로 진행됩니다.

순서대로 진행하면 업무에 쫓기지 않고 스트레스를 최소화 하며 일을 제시간에 끝낼 수 있는 비결을 터득할 수 있을 겁니다.

사무와 업무정리를 위해서는 마인드 맵을 활용해 보는 것도 좋은 방법이겠지요. 마인드 맵은 사고력이 발달하며 창조성이 높아지고 아이디어를 잘 떠오르게 하는 방법이랍니다.

마인드 맵은 마치 나무 한 그루를 하나의 업무로 보고 관련 일들을 줄기로 나눠서 분야별로 그려가며 정리하는 방법이지요.

시간이 오래 걸리지도 않고 오랫동안 기억 나게 하는 좋은 메모 방법이니 한번 시작해 보세요. 복잡한 머리를 정리할 수 있는 좋은 방법입니다.